Digitalización de facturas homologada por la AEAT

Para la AEAT se admiten como válidas aquellas facturas emitidas o recibidas siempre que se hayan procesado mediante las soluciones de software (ver enlace), homologadas por la Agencia Tributaria, que ofrezcen digitalización certificada.

¿Y que implicaciones tiene esta homologación? Pues que los ficheros resultantes de la digitalización (efectuada con este software, claro) de las facturas, documentos sustitutivos y cualquier otro documento, tienen carácter de original, por lo que una vez realizado este procedimiento podemos, a efectos tributarios, prescindir de los documentos físicos, ahorrándonos el espacio y el trabajo que supone mantener un archivo físico.

Si bien cuando hablamos de eliminar el papel a todos se nos vienen a la cabeza las ventajas de hacerlo, antes de ponernos a escanear toda nuestra documentación, es conveniente analizar con detenimiento varios aspectos:

  1. Necesidad de cambiar el método de gestión tradicional
  2. Equipamiento necesario
  3. Compatibilidad del software certificado con nuestro sistema de gestión.
  4. Coste del cambio: cuánto nos va a costar el software (y el hardware si no disponemos de él) en comparación con los beneficios que vamos a obtener de esta inversión.

Un sistema de este tipo, implantado adecuadamente, trae consigo beneficios indudables; quizás destacaría el acceso rápido y sencillo a la documentación (supongo que más de uno ha pasado sus buenos ratos buscando facturas mal archivadas) y las posibilidades de informatizar procesos que ofrece (flujos de trabajo para validación de facturas, envíos automatizados una vez generadas, etc.). Las ventajas van, en definitiva, mucho más allá del simple ahorro de papel.

Una de las soluciones certificadas es DigitalDocu que nos plantea la posibilidad de tener la digitalización certificada en modelo SaaS.

La ventaja de este modelo es el ahorro de inversiones iniciales para comenzar a trabajar con la digitalización certificada. Sólo necesitaremos un ordenador, un escáner con tecnología TWAIN, un navegador web y por supuesto una acceso por banda ancha importante.

0 comentarios: